行政書士が解説するCOE取得の重要ポイント

こんにちは、東京都中央区日本橋にて在留資格と遺言・相続手続きを専門で扱っている行政書士 加治屋事務所です。

外国人材の採用を検討されている企業の皆様にとって、入社前の最も重要な手続きが「在留資格認定証明書（Certificate of Eligibility: COE）」の取得です。

この証明書がなければ、採用した外国人は日本に入国して働くことができません。このCOEの申請手続きは複雑で、一つでも書類に不備があったり、要件を満たしていなかったりすると、審査に時間がかかったり、不許可になったりするリスクがあります。

本記事では、企業の人事担当者様向けに、外国人採用を成功させるためのCOEの取得フローと、企業側が特に注意すべき重要ポイントを徹底的に解説します。

 

1. COE（在留資格認定証明書）とは何か？

 

A. COEが果たす役割

COEは、採用した外国人が日本で希望する活動（就労、留学など）を行うための在留資格の要件を満たしていることを、日本政府（出入国在留管理庁）があらかじめ証明する文書です。

 

日本入国・ビザ申請の必須書類： COEが交付されると、外国人はこのCOEを添えて現地の日本大使館や領事館でビザ（査証）を申請し、日本に入国することができます。

 

迅速な入国審査： COEがあることで、入国時の審査がスムーズになり、速やかに在留カードが発行されます。

 

B. 申請者は「企業（代理人）」である

COEの申請は、採用する企業側（または企業から委任を受けた行政書士）が、外国人の代理人として、入国管理局（出入国在留管理庁）に対して行います。採用された外国人が直接行う手続きではありません。

 

2. 在留資格認定証明書（COE）の取得フロー

 

外国人採用が決定してから、実際に就労が始まるまでのCOE取得フローは以下の通りです。

ステップ	実施者	概要
ステップ1：採用決定・必要書類の収集	企業・外国人本人	採用内定後、必要な在留資格（例：技術・人文知識・国際業務）を特定し、企業側と外国人本人側でそれぞれ必要書類を収集します。
ステップ2：COEの申請	企業（代理人）	企業の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署に、申請書と必要書類一式を提出します。
ステップ3：審査	入管庁	提出書類に基づき、在留資格の要件（学歴・職務内容の関連性、企業の安定性など）を厳しく審査します。審査期間は数週間～数ヶ月かかる場合があります。
ステップ4：COEの交付	入管庁	審査に通ると、申請者（企業側）にCOEが交付されます。
ステップ5：外国人に送付	企業	企業は交付されたCOEの原本（または電子媒体）を採用外国人に送付します。
ステップ6：ビザ（査証）の申請・取得	外国人本人	外国人はCOEとパスポート等を現地の日本大使館/領事館に提出し、ビザを申請・取得します。
ステップ7：入国・就労開始	外国人本人	日本に入国し、在留カードが交付された後、就労を開始します。

 

3. 企業が失敗しないための重要注意点

 

 

COE申請の成否は、企業側の準備と提出書類の質にかかっています。特に以下の3点に注意が必要です。

 

A. 【最も重要】職務内容と学歴・経歴の関連性

COEを申請する際、特に「技術・人文知識・国際業務」などの就労ビザでは、採用する外国人の学歴や職務経歴と、企業で任せる具体的な職務内容との間に、専門的な関連性があることを証明しなければなりません。

 

NG例： 経済学部卒業なのに、単純な翻訳業務ではなく、工場のライン作業を主業務として任せる場合。

 

対策： 雇用契約書や職務内容説明書に、専門知識や技術を活用する具体的な業務内容を明記し、関連性を強く主張する必要があります。

 

B. 企業の安定性・継続性（経営審査）

外国人を受け入れる企業には、事業の安定性および継続性が求められます。これは、外国人に継続的に給与を支払い、雇用を維持できる経営基盤があるかを確認するためです。

 

特に注意が必要なケース： 設立間もない企業（設立3年未満）、赤字決算が続いている企業。

 

対策： 会社の登記簿謄本、直近の決算書類（損益計算書、貸借対照表）、事業計画書などを準備し、事業が安定していることを客観的に証明する必要があります。

 

C. 審査期間の計算と採用スケジュール

 

COEの審査には、一般的に1ヶ月半から3ヶ月程度かかると言われています（入管の混雑状況や申請内容によって変動します）。

 

採用決定が遅れた場合の対処： 審査期間を見越さずに採用スケジュールを組むと、入社希望日に間に合わなくなります。

 

対策： 入社希望日の最低4〜5ヶ月前にはCOE申請の手続きに着手し、余裕をもって準備を進めることが重要です。

 

4. まとめ：専門家への相談で確実性を高める

 

在留資格認定証明書（COE）の取得は、外国人採用の成否を分ける最初の関門です。特に書類の不備や、職務内容と学歴の関連性の証明が不足していると、審査が長引く原因となります。

自社での申請に不安がある場合や、急ぎで手続きを進めたい場合は、行政書士などの専門家に依頼することで、提出書類の確認や入管との折衝がスムーズになり、不許可リスクを大幅に減らすことができます。

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